Назад
Решение для начинающего
малого бизнеса
Зебра
Компания Zebra - это группа профессионалов, которая специализируется на реализации и сопровождении проектов от начала до конца. Предлагают широкий спектр услуг, включая рекламу и продвижение бизнеса клиентов.
Какие задачи были поставлены
После согласования сторонами всех нюансов будущей работы заказчиком были сформулированы задачи, которые стали главными ориентирами при выполнении заказа.
1
Создание модуля для добавления нескольких платежей в сделку.
Менеджеры нуждались в инструменте, который бы позволял им фиксировать данные об оплате даже в том случае, если платежей несколько, т.к. клиенты должны иметь возможность вносить платежи неограниченное количество раз. Дополнительные требования: система должна автоматически вести подсчет внесенных сумм и обновлять величину остатка по погашению (последняя должна отображаться в карточке сделки), фиксировать, какой менеджер внес оплату по текущей сделке и тип оплаты (предоплата или окончательный расчет);
2
Внедрение инструмента для формирования отчетов.
Для анализа динамики финансовых операций по каждому менеджеру нужен был сводный отчет, в котором бы отражались данные по каждому сотруднику в разрезе сделки: даты и суммы предоплат и окончательных расчетов. Оптимально, если формат отчета можно выбирать по направлению (типу продукции) или сотруднику, важно указание начальной и конечной дат, возможность скачивать данные в Excel;
3
Добавление модуля платежей в карточке сделки (формат – таблица).
Необходимая информация для отображения: дата оплаты (не должна подлежать изменению), вид оплаты (предоплата или постоплата, то есть окончательный расчет), действие (возможность внесения изменений в сумму и вид оплаты). Под таблицей должна быть расположена кнопка «Добавить оплату», при ее нажатии в таблице появляется новая строка, в которой необходимо ввести данные (сумма и вид платежа). Другие пожелания: при добавлении оплаты платеж распределяется между всеми заказами в сделке, автоматическое перераспределении сумм в соответствии с новым перечнем товарных позиций при добавлении нового товара в сделку;
4
Создание модуля для быстрых заказов – инструмента для оперативного создания сделок.
Форма должна была содержать информацию: дата (задается текущая, изменению не подлежит), категория, сумма. При нажатии кнопки «Добавить» диалоговое окно закрывается, сделка создается автоматически.
Важные нюансы по оплатам: корректировать данные могут только пользователи со статусом администратора, остальным разрешено только добавлять информацию.
Бизнес-процессы
Для решения поставленных задач и выполнения требований, сформулированных заказчиком, акцент был сделан на бизнес-процессах для CRM.
При создании сделки было решено использовать бизнес-процесс «Сброс платежей». Его суть в том, что при создании сделок происходит сброс платежей, (кроме быстрых платежей).
Еще один бизнес-процесс, который решили внедрить, заключался в проверке товаров. Когда они не имеют направления, отчет считается некорректным, и для исправления ситуации подошли «активити». Так, если система выявила товар без направления, ответственному от имени компании приходило уведомление с просьбой изменить данные, то есть указать направление.
Автоматизация
Это направление работы взаимосвязано с предыдущим. Оно включало в себя настройку бизнес-процессов, а также роботов.
Роботы уже применялись компанией, просто некоторые из них нуждались в перенастройке. Так, было принято решение добавить свои поля для перерасчета суммы сделки: если полученная сумма не равнялась сумме сделки, ответственный должен получить соответствующее уведомление (за основу был взят принцип, что заказ не может быть закрыт, если сумма не сходится).
В целом, выполненные работы помогли улучшить эффективность и удобство работы клиента, сократить время на выполнение задач и повысить контроль над финансовыми процессами.
Подробнее о том, что было сделано
Значительная часть работы сводилась к разработке четырех приложений, которые значительно усовершенствовали работу внутри компании-заказчика.
Быстрый заказ
Суть в том, что пользователь вносит сумму, на которую был оформлен заказ, при этом отображаются данные пользователя, вносящего данную информацию. После сохранения создается сделка в воронке «Быстрый заказ». Здесь прослеживается первая автоматизация – робот через пять минут рассчитывает, какую сумму осталось оплатить. Через восемь часов после создания сделки (перевода ее в стадию «Новая») она закрывается как «Заказ забрал заказчик». Это значит, что сделка завершена успешно. Восемь часов отводится на то, чтобы пользователь мог внести какие-либо правки (если они нужны);
Добавление вкладки оплаты в сделку
В ней фиксируются все оплаты (есть даты, виды платежей, ответственные сотрудники и суммы). Если речь идет о быстрых заказах, информация добавляется автоматически. При добавлении оплаты все, что нужно сделать – указать дату, вид оплаты (предоплата или постоплата), сумму и подтвердить сохранение. Происходит перерасчет, сколько денег уже внесено, сколько осталось оплатить;
Отчет по заказам
Отображены начальная и конечная даты, указан сотрудник, а также направление (сувениры, дизайн и так далее). После нажатия кнопки «Сформировать отчет», готовый вариант можно скачать в формате Excel: доступны ссылки на сделки, их даты, типы, направления, даты и суммы предоплат, постоплат, итоговые суммы (также есть данные по каждому менеджеру). Каждый товар идет отдельной строкой, то есть одна сделка может занимать несколько строк (в зависимости от количества товаров);
Ввод платежей для бухгалтера
Указывается номер счета, система находит совпадения и выводит сводную таблицу со ссылками на конкретные сделки, их даты, наименования клиентов, сумму сделки и дату внесения платежа. Есть опция внесения оплаты, все данные сохраняются, добавляются в сделки.
Результат для клиента
Работы, выполненные по данному кейсу, помогли улучшить работу клиента следующим образом:
Ускорение процесса заказа:
Ускорение процесса заказа: Приложение "Быстрый заказ" позволяет пользователям быстро и удобно оформлять заказы, внося сумму и отображая данные пользователя. Это сокращает время, затрачиваемое на оформление заказов, и повышает эффективность работы клиента.
Удобный доступ к отчетам:
Созданный отчет по заказам предоставляет клиенту полную информацию о сделках, включая даты, типы, направления, суммы оплат и данные по менеджерам. Он может быть легко скачан в формате Excel, что облегчает анализ и планирование работы клиента.
Улучшение взаимодействия с бухгалтерией:
Разработанный функционал для ввода платежей позволяет клиенту удобно вносить информацию о платежах, связывать их с конкретными сделками и облегчает взаимодействие с бухгалтерией. Это способствует более точному учету финансовых операций и повышает прозрачность работы.